نبض هزینه را کند کنیم
آنچه بر کنترل هزینه در هتل موثر است
این روزها افزایش صعودی تعرفه حاملهای انرژی، نرخ مواد مصرفی، هزینه نیروی انسانی و در مقابل عدم حمایت در تخصیص اعتبارات مالی و نیز نابرابری و عدم توازن نرخگذاری مراکز اقامتی با هزینههای تحمیلی بر این واحدها از عمده مشکلات مطروحه این زیرساختهای صنعت گردشگری است.
در این مجال قرار نیست از مشکلات و دغدغهها بگوییم بلکه باید از راهکارها گفت و اینکه در برابر این افزایش و عدم توازن چه میتوان کرد. در شرایط کنونی عمده راهکاری که کارشناسان و صاحبنظران بر آن متفقالقولند تقلیل و کنترل هزینههای هتل است.
اما سوال این است که تحت چه شرایطی این کاهش اتفاق میافتد و چطور میتوان نبض هزینه را در هتل تضعیف کرد؟
در این گزارش با دستاندرکاران هتلداری درباره عوامل و شرایطی که بستر را برای تحقق این مهم فراهم میکند و همچنین فقدانهایی که این مهم را با مانع روبهرو میکند به بحث نشستیم:
کنترل هزینه، توان رقابت و افزایش سود
علیمحمد حسینزاده
مدیر هتل توریست توس مشهد
کنترل هزینه یا کاست کنترل به "مدیریت پروسه کاهش هزینه" اطلاق میشود. کنترل هزینه با شناسایی هزینهها و بررسی هزینههای منطقی و قابل پذیرش آغاز و سپس در صورت نیاز راههای لازم برای کاهش آن بررسی میشود.
کنترل یا مدیریت هزینه باید در کلیه فرآیندهای هتلداری مورد توجه گیرد از هزینه تلفن، اینترنت و قبوض یا به اصطلاح هزینههای جاری تا هزینه های کارکنان، مواد و ... .
برای سودآور بودن یک هتل تنها افزایش درآمد کافی نیست بلکه مدیریت هزینه در راستای کاهش هزینههای غیرقابل پذیرش و منطقی نقش اساسی در افزایش سود هتل ایفا میکند. در صورت افزایش هزینهها سود هتل کاهش یافته، در نتیجه هتل توانایی خود را برای رقابت در بازار از دست میدهد و پیشهای که در بازار رشد نکند به ناچار سقوط خواهد کرد. بنابراین هتلداران نیازمند مدیریتی نیرومند در کنترل هزینهها هستند.
• چهار هزینه اصلی که باید کنترل شود
هتل دارای بخشهای مختلفی است و بسته به نوع، کیفیت خدمات و بزرگی هتل بخشهای هزینه بر آن نیز متفاوت است اما به طور کلی خدمات هتلها چهار هزینه کلی را دربرمیگیرد که البته این درصد به نوع هتل و تنوع خدمات ارايه شده از سوی هتل بستگی دارد. قسمت کنترل هزینه هتل ملزم است آگاهی لازم در زمینه کلیه موارد و پروسههای مربوط به این چهار هزینه عمده را داشته باشد.
این چهار هزینه کلی به این قرار است:
هزینه مواد
هزینه نیروی انسانی
هزینه سربار
هزینه عمومی
• فقدانها و راهکارها چیست؟
هزینه مواد مصرفی بین 25 تا 35 درصد از هزینههای کلی هتل را به طور معمول و نرمال در برمیگیرد که فقدان عواملی از جمله سیستم کنترل هزینه مناسب، روش استاندارد برای تهیه مواد مطلوب، عدم وجود سیستم مناسب تجزیه و تحلیل درآمد، نبود دسترسی به تکنولوژیهای مناسب و پیشرفته و نیز فقدان روش کارآمد و استاندارد در پروسه آمادهسازی مواد در افزایش این هزینههای هتل موثر است.
اما برای رفع این فقدانها، کاهش هزینه مواد مصرفی و نیز پیشگیری از زیان هتل، اجرا و رعایت نکات و اقدامات ذیل الزامی است:
ارايه سیستم مناسب در راستای فرآیند تهیه مواد اولیه و آمادهسازی و ارايه آن تحتنظر قسمت مالی
ارايه استانداردهای لازم و روش مکتوب در راستای فرآیند ارايه سرویس به میهمانان براساس استانداردهای مصوب هتل و بر مبنای درجه هتل
تجزیه و تحلیل اطلاعات و عملیات انجام شده در هتل به صورت مستمر و پیوسته و ارايه آن به قسمت مدیریت
نظارت دقیق و پیوسته به کلیه قسمتهای مربوطه و تهیه گزارش جامع
توسعه سيستمهاي مديريتي تامينكنندگان و مديريت چرخه تامين
بخش کنترل هزینه غالب هتلها در قسمت غذا و نوشیدنی و کنترل قسمتهای مختلف آن متمرکز است. با توجه به این مسئله و نیز الزام ارايه یک سیستم مناسب در راستای فرآیند تهیه مواد اولیه و آمادهسازی در بخش غذا و نوشیدنی رعایت فاکتورهای زیر به صورت استاندارد ضروری است:
سفارش یا درخواست خرید (Ordering): در واقع درخواست خرید مناسب نه یک گام بلکه یک جهش در راستای کاهش هزینههای هتل است. در یک درخواست خرید باید به نکاتی همچون نوع سرویس ارايه شده از سوی هتل، میزان هزینه اختصاص یافته و کیفیت و کمیت مواد مورد تقاضا دقت کافی شود.
دریافت (Receiving): در هنگام دریافت مواد باید دقت لازم شود تا جنس خریداری شده دارای کیفیت و استاندارد لازم جهت بکارگیری در هتل باشد.
انبارداری (Storing): جنس یا مواد خریداری شده باید به صورت کاملا استاندارد در انبار مخصوص به خود نگهداری شود به گونهای که تا زمان استفاده از کیفیت و کمیت آن کاسته نشود.
آمادهسازی (Preparation): باید دقت لازم صورت گیرد تا در زمان استفاده از مواد دقیقا طبق استاندارد تعریف شده و رسیپی مخصوص هتل این مرحله صورت پذیرد.
پخت و ارائه (Cooking - Serving): در فرآیند پخت و ارائه محصول در صورت عدم به کارگیری روشهای مناسب بسیاری از مواد اولیه و به صورت نامناسب آماده شده و قابل فروش نخواهد بود از اینرو افزایش هزینهها میشود.
هزینه نیروی انسانی که جزو چهار هزینه کلان هتل به شمار میرود یکی از اصلیترین، پرچالشترین و بزرگترین بخش هزینهها در هتل است. وی با تاکید بر این که این بخش از هزینهها نیز بستگی به نوع هتل، نوع خدمات ارائه شده و درصد برونسپاری خدمات هتل دارد، تصریح کرد: بهطور کلی در یک هتل استاندارد بین 30 تا 35 درصد از کل درآمد هتل و حتی تا 50 درصد از هزینه کلی هتل مربوط به این بخش است.
روشهای زیر را برای کاهش هزینه نیروی انسانی در هتل موثر عنوان کرد:
1- مدیریت مناسب نیروی انسانی با بهرهگیری از اصول مدیریت نیروی انسانی، مناسب با شرایط محیطی هتل.
2- مديريت استخدام و بهکارگیری نیروی انسانی متعهد و دلسوز.
3- ارايه شرح وظایف به نیروی انسانی وسازماندهي مشاغل سازماني.
4- ارايه برنامه مناسب و تایم شیفت بهینه.
5- آموزش مناسب، افزايش مهارت كاركنان و چند مهارتي كردن آنها.
6- جلوگیری از ریزش نیروی انسانی کارآمد.
7- برونسپاري گروهی از فعالیتها به نحوی که به استانداردهای ارايه خدمات هتل آسیبی نرساند.
هزینه سربار این بخش از هزینه شامل هزینه انرژی و امثال آن میشود که در هر صورت هتل مجبور به پرداخت آن است. هر چقدر درآمد هتل افزایش یابد به نسبت این هزینه نیز کاهش مییابد. بهطور معمول این بخش از هزینه 7 تا 10 درصد از هزینههای کلی را در برمیگیرد. برای کاهش این هزینه میتوان از روشهای زیر بهره جست:
1- به کارگیری تکنولوژی جدید وبه روز کردن فناوریهای مورداستفاده در راستای کاهش هزینه انرژی مثل استفاده از انرژی خورشیدی، لامپهای LED و شیرهای کممصرف آب، عایقهای گرما و سرما و ... .
2- بازنگری در فرایندها و سیستمهای کاری هتل.
3- عدم استفاده از وسایل انرژیبر در زمان عدم وجود میهمان در هتل و کارکنان در قسمت مربوطه.
4- برنامهریزی دقیق جهت بهکارگیری وسایل انرژیبر (این مورد بیشتر مربوط به قسمتهای اداری است).
5- بهکارگیری وسایل و تجهیزات قابل بازیافت.
با سلام